1er février 2023
LES ORGANISMES DE FORMATION, DES ENTREPRISES HAUTEMENT CONTROLEES !
I) L’URSSAF
En premier lieu comme tout entreprise un organisme de formation peut avoir comme tout entreprise un contrôle URSSAF.
L’URSSAF peut effectuer des contrôles pour vérifier la conformité de l’organisme de formation aux obligations fiscales et sociales. Les organismes de formation doivent donc être prêts à fournir des documents relatifs à la gestion du personnel, aux déclarations et cotisations sociales, aux comptes et aux finances de l’entreprise, etc.
Un organisme de formation doit préparer les documents suivants pour un contrôle URSSAF :
Registres de paie et documents liés : Les URSSAF contrôlent les salaires versés aux employés de l’organisme de formation pour s’assurer que les cotisations sociales sont correctement calculées et versées.
Important : c’est pourquoi lorsque vous travaillez avec un sous-traitant, il est préférable de s’assurer que c’est cotisation URSSAF sont à jour.
Dans cette mesure nous vous invitons à le demander régulièrement
Déclarations sociales : Les déclarations sociales telles que les déclarations d’embauche et les déclarations de salaires doivent être en ordre et présentes pour le contrôle.
Contrats de travail : Les contrats de travail des employés de l’organisme de formation doivent être à jour et conformes aux obligations légales.
Documents comptables : Les documents comptables, tels que les livres de comptes, les factures et les reçus, doivent être en ordre et disponibles pour le contrôle. Les URSSAF contrôlent ces documents pour s’assurer que les déclarations sociales sont correctement liées aux paiements effectués.
II) DREETS
Tout entreprise réalisant des formations a le devoir de se déclarer à la DREETS afin d’obtenir un numéro de déclaration d’activité et pour que le gouvernement soit informé des formations réalisées en France.
Lors d’un contrôle effectué par la DREETS, ce sont les services régionaux de contrôle (SRC) qui s’assurent du respect de la réglementation et de la bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle.
La DREETS peut vérifier l’utilisation des fonds publics, notamment les subventions accordées aux organismes de formation. Il est donc important de se préparer en conséquence pour ce type de contrôle et de fournir les documents pertinents.
Les procédures de contrôle
Les contrôles s’exercent dans le cadre d’une procédure contradictoire prévue par le code du travail :
Le contrôle peut se dérouler sur pièces ou sur place. Lors des vérifications sur place, le contrôle est en général précédé d’un avis de contrôle (facultatif). En cas de contrôle sur place, un avis de fin de période d’instruction est adressé à l’organisme ou à l’employeur.
Le rapport de contrôle identifie les écarts entre les situations examinées et les règles de droit, il peut formuler des recommandations et proposer aux autorités des sanctions administratives ou financières.
L’intéressé dispose d’au moins 30 jours pour présenter ses observations écrites et peut demander à être entendu.
Sur la base du rapport de contrôle et des observations éventuellement formulées par l’intéressé, le préfet de région ou le ministre peut prononcer des sanctions administratives ou financières.
En cas de désaccord avec la décision, une réclamation doit être formulée par l’intéressé auprès de son signataire. Une seconde décision sera prise suite à la réclamation.
Si le désaccord persiste, l’intéressé peut exercer un recours contentieux auprès du tribunal administratif.
Le contrôle des opérations cofinancées par le Fonds social européen fait l’objet d’une procédure contradictoire spécifique.
Les contrôles administratifs et financiers ont pour objet de s’assurer que les fonds reçus par les différents acteurs de la formation professionnelle et de l’apprentissage ont bien été utilisés à cette fin.
III) POLE EMPLOI
Pôle Emploi peut également effectuer des contrôles pour vérifier la qualité des formations dispensées. Il est important de se rappeler que les formations doivent être en adéquation avec les besoins du marché du travail et doivent conduire à des emplois durables pour les stagiaires.
LE DE?CRET N°2015-790 DU 30 JUIN 2015 MODIFIE LA MANIE?RE DONT PO?LE EMPLOI VE?RIFIE ET CONTRO?LE LA QUALITE? DES FORMATIONS QU’IL FINANCE.
Des crite?res qualite? partage?s avec l’ensemble des financeurs (permettant de valider la qualite? d’une formation).
Plus de transparence sur l’offre de formation (Po?le emploi publie son catalogue des organismes de formation re?fe?rence?s Qualite?).
Plus de protection pour le demandeur d’emploi (avant tout financement de projet de formation, Po?le emploi ve?rifie la conformite? au de?cret des organismes de formation) :
→ La cohe?rence du programme de formation.
→ Des locaux conformes au bon de?roule? de la formation.
→ Des e?quipements adapte?s.
→ Les compe?tences des formateurs…
IV) DATADOCK
Datadock n’a pas disparu avec l’arrivée de Qualiopi comme beaucoup le pense. Datadock s’est adapté et fait des contrôles différents et complémentaires à Qualiopi.
Pourquoi ?
Datadock est un système de certification des organismes de formation professionnelle continue en France. Il est représenté par le GIE D2OF (Groupement d’Intérêt Économique DataDock Opérateur de Formation). C’est initialement un groupement d’intérêt économique qui a pour but de faciliter la mise en place de la certification Datadock pour les organismes de formation.
Le GIE D2OF est composé de plusieurs acteurs du secteur de la formation professionnelle continue. Ceux-ci incluent des organismes de formation, des associations professionnelles, des opérateurs de compétences (OPCO) et d’autres acteurs clés du secteur.
La finalite? du contro?le est de ve?rifier :
Que la prestation a bien e?te? re?alise?e au profit des publics concerne?s
Que la prestation est conforme au cadre le?gal, re?glementaire et contractuel
Que la facturation e?mise correspond a? la re?alisation et aux engagements.
Il s’agit donc d’un contro?le de conformite? qui porte sur trois domaines :
Re?alisation de la prestation
L’organisme prestataire doit e?tre en mesure d’e?tablir la re?alite? de la prestation finance?e. Il doit e?galement garantir que ce sont bien les publics vise?s par la prestation qui en ont be?ne?ficie?.
Conformite? au cadre le?gal, re?glementaire et contractuel
Les actions de formation, de bilan de compe?tence, de VAE et de formation par apprentissage font l’objet d’un encadrement re?glementaire. Le contro?le de service fait ve?rifie que les conditions propres a? ce cadre sont respecte?es.
Les actions peuvent e?tre mises en œuvre dans le cadre de dispositifs qui sont eux-me?mes re?glemente?s : plan de de?veloppement des compe?tences, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, professionnalisation en alternance, financements du FNE, projet de transition professionnelle, etc. Les re?gles propres a? l’acce?s a? ces financements, en tant qu’elles rele?vent du prestataire, font e?galement l’objet d’un contro?le.
Enfin, le contro?le de service fait porte sur le respect des conditions ge?ne?rales d’acce?s a? ses financements par le financeur concerne?, ces re?gles pouvant e?tre ge?ne?riques (elles sont opposables de?s lors qu’elles sont publie?es et accessibles aux prestataires) ou spe?cifiques et incluses dans les documents contractuels lie?s au financement accorde?.
Conformite? de la facturation
La facturation e?mise par le prestataire doit e?tre conforme a? la re?alisation effective et aux conditions convenues. Le contro?le ve?rifier la cohe?rence entre les e?le?ments facture?s et les actions effectivement re?alise?es.
Quelles sont les sanctions attache?es au contro?le de service fait ?
Les sanctions qui peuvent e?tre prises par les financeurs sur la base du rapport de contro?le sont les suivantes :
Demande de remboursement total ou partiel des fonds indu?ment perc?us ;
Suspension des paiements en attente ;
Exclusion de l’organismes des offres diffuse?es par le financeur ;
Exclusion de l’organisme de l’acce?s aux financements ;
Signalement aux autorite?s de contro?le de la formation professionnelle ;
Signalement au Procureur de la Re?publique ;
De?po?t de plainte ;
Demande de dommages et inte?re?ts.
Lors d’un contrôle de certification DataDock, un organisme de formation peut être invité à préparer et à fournir les éléments suivants :
Contro?le de service fait
Le contro?le de service fait est effectue? a? partir des documents suivants :
Pie?ces transmises lors de la demande de prise en charge ;
Accord de financement ;
Les factures de la prestation ;
Le certificat de re?alisation.
Peuvent e?galement e?tre utilise?s pour le contro?le de service fait :
Les releve?s de de?penses supporte?es par l’employeur pre?cisant les montants des frais pe?dagogiques, des re?mune?rations et des frais annexes dont la prise en charge, pour tout ou partie, a e?te? demande?e et accorde?e, accompagne?s des pie?ces comptables permettant d’e?tablir ces montants ;
Les informations relatives a? la re?alisation de l’action transmises par l’employeur et la personne qui suit cette action notamment dans le cadre d’enque?tes de suivi mene?es par l’ope?rateur de compe?tences ;
Les e?le?ments recueillis aupre?s des entreprises et stagiaires dans le cadre d’enque?te de suivi ;
En cas d’anomalie constate?e, toute pie?ce comple?mentaire permettant de s’assurer de la re?alite? de l’action et de sa conformite? aux dispositions le?gales, re?glementaires et conventionnelles peut e?tre demande?e a? l’entreprise ou a? l’organisme de formation.
Il est rappele? que l’organisme peut produire tout document probant pour e?tablir la re?alite? et la validite? de l’action.
Contro?le qualite? par Datadock
Le contro?le qualite? s’effectue a? partir des e?le?ments mis a? disposition par l’organisme via Datadock ou pour les actions re?alise?es a? compter du 1er janvier 2022 sur la base des engagements souscrits dans le cadre de la certification qualite?.
Tous documents ou pie?ces peuvent e?tre utilise?s par l’organisme pour e?tablir que les engagements qualite? ont e?te? respecte?s sur les actions qui font l’objet du contro?le.
A? titre indicatif, les contro?leurs peuvent notamment solliciter des organismes de formation les documents suivants :
Catalogue de formations ;
Documents obligatoires : conventions de formation / descriptifs des formations, re?glement inte?rieur, convocations des stagiaires, feuilles d’e?margement, travaux re?alise?s par les stagiaires, documents de suivi de la re?alisation, bilans de formation…
Bilan pe?dagogique et financier (sur les anne?es N-1, N-2 et N-3) ;
Descriptif des dispositifs d’accueil des stagiaires ;
Descriptif des moyens pe?dagogiques, techniques et d’encadrement ;
Livret d’accueil des stagiaires ;
Supports de formation ;
« CV-the?que » des formateurs ;
Re?fe?rences client ;
Catalogue et publicite? des tarifs ;
Conditions ge?ne?rales de vente ;
Enque?tes mene?es aupre?s des entreprises et des stagiaires.
Beaucoup d’éléments sont redondant avec Qualiopi comme vous le constatez.
Si vous souhaitez aller plus loin voici la charte : ICI
V) QUALIOPI
L’audit qualité Qualiopi est choisi par l’organisme de formation contrairement aux précédents contrôles. Si l’organisme souhaite bénéficier de financement public il choisit d’entrer dans ce système d’amélioration continue qui est conditionné par des audits réguliers. En connaissance de cause, l’organisme de formation crée les processus afin d’être en conformité avec les indicateurs définit par le référentiel national qualité QUALIOPI. Lors des différents audits l’organisme devra présenté les preuves de la mise en place et du respect de ces procédures.
VI) EDOF
Les organismes de formation qui utilisent EDOF et les fonds CPF subissent également des contrôles, qui se multiplient d’ailleurs aux vues des fraudes enregistrées et dénoncées régulièrement.
Ces abus peuvent bien entendu être sanctionnés. La Caisse des dépôts et consignations, en charge du fonctionnement du CPF, s’assure ainsi du respect des conditions générales d’utilisation de la plateforme CPF et peut, en cas de manquement, prononcer un certain nombre de sanctions allant jusqu’au déréférencement de l’organisme.
Ce qui peut être contrôler :
Le suivi pédagogique réalisé durant les formations
La plus-value du formateur
La définition de l’objectif pédagogique et les moyens pour atteindre cet objectif
Les feuilles d’émargement avec le suivi des heures réalisées par les stagiaires (en général par demi-journées avec les dates et les lieux précis de réalisation).
Lorsque la formation a lieu en distanciel, l’administration préconise la mise en place d’ »un système de suivi de l’action afin de lever toute incertitude liée à la réalité et à la durée de la formation suivie par les stagiaires » et énumère un certain nombre de documents permettant de justifier de la réalité de l’action :
Justificatifs permettant d’attester de la réalisation des travaux exigés,
Informations et données relatives au suivi de l’action, à l’accompagnement et à l’assistance du bénéficiaire par le dispensateur de la formation
Evaluations spécifiques organisées par le dispensateur de la formation.
L’organisme de formation ne peut remettre de cadeaux ( carte cadeau, ordinateur portable, téléphone, appareil photo) aux stagiaires en contrepartie de la mobilisation de leur compte personnel de formation.
Pour aller plus loin, les informations relatives au contrôle de la CDC sont signifiées dans les conditions générales d’utilisation. ICI
En conclusion, les contrôles et les audits sont des étapes importantes pour garantir la qualité des formations dispensées par les organismes de formation. Il est donc crucial de se préparer pour chaque type de contrôle ou audit, en fournissant les documents pertinents et en respectant les critères de qualité définis. Cela permet de démontrer la qualité des formations dispensées, de respecter les obligations légales et fiscales, et de protéger les droits des stagiaires. Les organismes de formation doivent donc être conscients des exigences des différents contrôles et audits et se préparer en conséquence pour garantir leur succès.
