18 décembre 2023
Qualiopi : l’essentiel pour les nouveaux entrants
1) Qu’entend-on par le mot Qualiopi ?
Dispositif de certification qualité des prestataires de formation professionnelle en France. Il a été introduit dans le cadre de la réforme de la formation professionnelle et de l’apprentissage de 2018 pour améliorer la qualité des formations dispensées. Ce dispositif vise à garantir que les organismes de formation répondent à des critères stricts en matière de qualité. En obtenant la certification Qualiopi, ces organismes démontrent leur engagement envers l’amélioration continue de leurs prestations.
De plus, l’obtention de la certification Qualiopi est obligatoire pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics. Cela concerne donc directement les acteurs du secteur de la formation professionnelle, y compris les nouveaux entrants. Il est important de noter que la certification Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (COFRAC), ce qui garantit son impartialité et sa fiabilité.
Pour compléter votre lecture, consultez notre article du 10 février 2021 nommé “Le Projet Qualiopi”
2) Les 7 critères Qualiopi
- Information du public : met l’accent sur la transparence et la clarté dans la communication des informations relatives aux formations proposées.
- Objectif + adaptation des prestations: Il s’agit de définir clairement les objectifs des formations dispensées et de démontrer la capacité à adapter ces prestations aux besoins spécifiques des apprenants.
- Accueil, suivi et évaluation: Ce critère englobe la qualité de l’accueil des apprenants, la mise en place de mécanismes de suivi personnalisé tout au long de la formation, et l’évaluation régulière des progrès réalisés.
- Adéquation des moyens + évaluation: se concentre sur la cohérence entre les ressources mises en œuvre et les objectifs fixés. Cela inclut l’évaluation constante de l’efficacité des moyens déployés pour assurer une formation de qualité, avec une attention particulière à l’ajustement en fonction des retours d’évaluation.
- Qualification du personnel : cruciale pour garantir une expertise adéquate dans la dispensation des formations. Ce critère évalue les compétences, les qualifications, et l’expérience du personnel encadrant les apprenants, assurant ainsi un niveau élevé de professionnalisme.
- Inscription et investissement du prestataire: évaluer l’engagement financier et organisationnel de l’organisme de formation dans ses activités.
- Appréciations + amélioration continue: la collecte et l’analyse des appréciations des apprenants ainsi que des démarches effectuées en vue d’une amélioration continue. Il encourage l’écoute active des retours pour ajuster constamment les formations et les rendre toujours plus efficaces.
3) Être nouvel entrant, qu'est-ce que ça signifie ?
Jusqu’à mai 2023, Le Référentiel National qualité (RNQ) définissait les nouveaux entrants comme des organismes de formation n’ayant encore jamais délivré de formation.
Or avec l’arrêté du 31 mai 2023, vous êtes considéré comme un nouvel entrant si :
– Votre organisation est dans sa première année d’activité.
– Votre organisation commence une activité dans une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs spécifiques à cette catégorie.
Il est important de noter que la réalisation d’au moins une action de chaque catégorie d’actions liées au développement des compétences est une condition préalable pour déclencher l’audit.
En d’autres termes, avant de pouvoir prétendre à la certification, vous devez avoir mené au moins une action dans chaque catégorie que vous souhaitez certifier. Par exemple, si vous demandez la certification pour les actions de formation et les bilans de compétences, vous devez d’abord avoir réalisé une action de formation et un bilan de compétences.
4) Les impacts du statut de nouvel entrant :
Il y a un impact significatif sur les nouveaux entrants dans le secteur de la formation professionnelle. En voici quelques-uns que les nouveaux venus doivent prendre en compte:
– Exigences de conformités
– Accès aux financements
– Amélioration de la qualité des formations
– Avantage concurrentiel
5) Les indicateurs du RNQ qui connaissent des aménagement spécifiques pour les nouveaux entrants:
Le référentiel national Qualité reconnaît clairement les particularités des nouveaux entrant dans le domaine de la formation professionnelle. Étant donné que ces organismes ont dispensé une action de formation , le RNQ ne leur applique pas les mêmes critères rigoureux que ceux imposés aux organismes de formation expérimentés.
Le statut de nouvel entrant crée en effet des modalités de validation spécifiques pour onze indicateurs.
Issu du référentiel Version 8:
“Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du re?fe?rentiel font l’objet de modalite?s d’audit adapte?es, de?taille?es dans le pre?sent guide. Pour ces indicateurs, l’organisme certificateur proce?de a? la ve?rification de la formalisation du processus a? l’audit initial, la mise en œuvre effective de l’indicateur par l’organisme audite? e?tant ve?rifie?e a? l’audit de surveillance. Sont conside?re?s comme nouveaux entrants les prestataires dans leur premie?re anne?e d’activite? en tant qu’organisme de formation et les prestataires qui de?butent une activite? sur une nouvelle cate?gorie d’actions, pour les indicateurs applicables a? cette cate?gorie.”
a) → Indicateurs 2 : indicateurs de résultats
« le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis »
Il demande aux organismes de formation de présenter des indicateurs de résultats adaptés à la nature de leurs services et au public qu’ils servent.
Changement pour les nouveaux entrants:
Lors de l’audit initial, des indicateurs de résultats doivent être spécifiquement déterminés en fonction de leur situation. Ces indicateurs seront ensuite réévalués lors de l’audit de surveillance.
Par exemple, lors de l’audit initial, vous devrez choisir les indicateurs de résultats que vous suivrez. Cela pourrait inclure des mesures telles que le taux de satisfaction de vos stagiaires et le taux d’insertion dans l’emploi. Vous devrez expliquer la raison de ce choix à votre auditeur le jour de l’audit initial, et votre choix sera validé. Cependant, les indicateurs ainsi sélectionnés seront examinés à nouveau lors de l’audit de surveillance.
b) → Indicateur 3 : le taux d’obtention des certifications (spécifique VAE et. CFA)
« Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés »
Il se concentre sur la communication de l’information lorsque le prestataire propose des formations menant à des certifications professionnelles. Il requiert que le prestataire fournisse des informations sur les taux de réussite des certifications préparées, les options de validation de compétences partielles, les équivalences, les opportunités de passerelles, les parcours de formation ultérieurs, et les perspectives d’emploi.
Changement pour les nouveaux entrants :
La communication des taux de réussite des certifications ne sera évaluée qu’au moment de l’audit de surveillance. Ainsi, lors de l’audit initial, il n’y aura aucune vérification de ces taux de réussite. Il est donc recommandé de se concentrer sur la collecte d’informations en vue de l’audit de surveillance.
c) → indicateur 11 : atteinte des objectifs
« le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation. »
Il met l’accent sur l’évaluation de la réalisation des objectifs de la prestation par les bénéficiaires.
Changement pour les nouveaux entrants :
Une attention particulière est accordée à l’établissement d’un processus d’évaluation clairement défini, qui doit être mis en place et documenté. La vérification de la mise en œuvre de ce processus ne sera effectuée qu’au moment de l’audit de surveillance.
d) → Indicateur 13 : coordination des apprentis ( spécifique CFA)
« pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise. »
Spécialement axé sur les formations en alternance. Il met en avant l’importance pour le prestataire, en collaboration avec l’entreprise, de prévoir en amont avec l’apprenant les missions qui lui seront confiées à court, moyen et long terme. De plus, le prestataire doit veiller à la coordination et à la progression des apprentissages réalisés à la fois en centre de formation et en entreprise.
Changement pour les nouveaux entrants :
Il est nécessaire d’établir un processus formel pour harmoniser les apprentissages dans les deux lieux de formation. Ce processus ne sera pas soumis à évaluation lors de l’audit initial. En revanche, il fera l’objet d’une évaluation lors de l’audit de surveillance, afin de s’assurer de sa mise en œuvre effective.
e) → indicateur 14 : l’exercice de la citoyenneté ( spécifique CFA)
« le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté »
Il met en avant l’importance pour le prestataire de fournir un accompagnement socio-professionnel, éducatif et lié à l’exercice de la citoyenneté.
Changement pour les nouveaux entrants :
Cet accompagnement doit seulement être formalisé. Sa mise en œuvre ne sera évaluée qu’à l’occasion de l’audit de surveillance.
f) → Indicateur 19 : les ressources pédagogiques
« Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier »
Il souligne l’importance pour le prestataire de mettre à la disposition des bénéficiaires des ressources pédagogiques et de les encourager à les utiliser.
Changements pour les nouveaux entrants :
Il sera nécessaire de démontrer que des ressources pédagogiques sont prévues, ainsi que la mise en place de mesures permettant aux bénéficiaires de les utiliser. La vérification de la mise en œuvre effective de ces dispositions ne sera effectuée qu’au moment de l’audit de surveillance.
g) → indicateur 22 : la gestion de la compétence
« le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adpatées aux prestations qu’il délivre »
Il met en avant l’importance pour le prestataire de veiller à la maintenance et au développement des compétences de ses employés, en relation avec les prestations qu’il propose.
Changements pour les nouveaux entrants :
Cet indicateur ne fera l’objet d’une évaluation qu’au moment de l’audit de surveillance.
h) → indicateur 24 : Veille des emplois et Métiers
« le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements »
Il met en évidence l’importance pour le prestataire de surveiller les évolutions des compétences, des métiers, et des emplois dans les secteurs où il opère, et d’appliquer les enseignements tirés de cette veille.
Changements pour les nouveaux entrants :
Il n’est pas nécessaire de prouver l’exhaustivité de cette activité de veille. Il suffit de démontrer la mise en place d’une surveillance économique. L’impact potentiel de cette veille sera évalué lors de l’audit de surveillance.
i) → indicateur 25 : Veille pédagogique et technologique
« le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologique permettant une évolution des ses prestations et en exploite les enseignements »
Il souligne l’importance pour le prestataire de surveiller les nouveautés pédagogiques et technologiques, dans le but de favoriser le développement de ses services, et d’utiliser les connaissances ainsi acquises.
Changements pour les nouveaux entrants :
Seules les veilles en matière pédagogique et technologique seront soumises à vérification. L’exploitation de cette veille sera évaluée lors de l’audit de surveillance.
j) → indicateur 26 : les situations de Handicap
« Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
Il souligne l’importance pour le prestataire de rassembler les compétences, les ressources et les connexions nécessaires pour accueillir, former, ou orienter les publics en situation de handicap.
Changements pour les nouveaux entrants :
Il faudra montrer qu’ils ont établi un réseau de collaborateurs, d’experts, et d’acteurs spécialisés dans le domaine du handicap. Cela représente donc une exigence nettement moins contraignante.
k) → indicateur 32 : l’amélioration continue
« le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations »
Il met en évidence l’importance pour le prestataire de mettre en œuvre des actions d’amélioration en se basant sur l’analyse des retours et des réclamations.
Changements pour les nouveaux entrants :
Cet indicateur ne fera l’objet d’une évaluation qu’au moment de l’audit de surveillance.
Vous pouvez compléter votre lecture en lisant notre article sur : “ les outils de veille pour les organismes de formation: Découvrez comment répondre aux indicateurs 23, 24,25.”
6) Les apports de l’arrêté du 31 mai 2023:
– L’homogénéisation du traitement des indicateurs spécifiques aux nouveaux entrants
En effet, le décret du 31 mai 2023, établit une uniformité de procédure en stipulant clairement que, pour chacun de ces indicateurs, l’organisme certificateur vérifiera la formalisation du processus lors de l’audit initial, tandis que la vérification de la mise en œuvre effective de l’indicateur par l’organisme audité sera effectuée lors de l’audit de surveillance.
– Augmentation de la durée d’audit de surveillance
Étant donné que le RNQ reporte l’examen de nombreux indicateurs à l’audit de surveillance, le décret étend la durée de ce deuxième audit. Il est spécifié que pour : ‘pour un organisme qui subit son premier audit en tant que nouvel entrant, la durée de l’audit de surveillance prévue à l’article 4 et prolongée d’une demi-journée, dans le but de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est soumise à évaluation lors de l’audit de surveillance. » En conséquence, le coût de l’audit sera plus élevé pour un nouvel entrant, et tous les indicateurs seront audités.
7) Les grandes étapes pour obtenir cette certification :
Le cycle de certification est d’une durée de 3 ans. Le processus de certification se renouvelle automatiquement à la fin du cycle. Il comprend l’audit initial et l’audit de surveillance entre le 14ème et 22 ème jour suite à la décision de certification.
Tout d’abord, pour vous lancer dans la démarche certification, nous vous invitons à vérifier si vous respectez bien les prérequis,
1- Comprendre le référentiel
Prenez connaissance des critères de qualités définis dans celui-ci, ils sont en nombre de 7 (cités juste au dessus) et couvrent divers aspects tels que la conception des actions de formation, la qualification des intervenants, l’adaptation des moyens pédagogiques, etc..
2- Mettre en place système de management de la qualité
Évaluez votre organisme par rapport aux critères Qualiopi. Cela peut inclure la collecte de preuves et la documentation pour démontrer que votre organisme répond aux exigences.
3- Collecter les preuves
La collecte de preuves documentaires est cruciale. Rassemblez les éléments justificatifs nécessaires pour démontrer la conformité de votre organisme aux critères Qualiopi. Ces preuves peuvent inclure des documents administratifs, des supports pédagogiques, des témoignages, etc
4- Choisir un organisme certificateur
Sélectionnez un organisme certificateur agréé par le Comité français d’accréditation (Cofrac). Assurez-vous que l’organisme choisi est compétent dans votre domaine d’activité et qu’il dispose des compétences nécessaires pour évaluer la conformité de votre organisme aux critères Qualiopi.
Pour en savoir plus, consultez notre article du 10 mai 2021 sur “ Les Astuces pour choisir son organisme certificateur ”.
5- Préparer l’audit
Anticipez l’audit en préparant soigneusement la documentation requise. Assurez-vous que votre équipe est informée et préparée à répondre aux questions de l’auditeur. La transparence et la clarté dans la présentation des informations renforcent la crédibilité de votre démarche.
6- Passer l’audit
Lors de l’audit, soyez prêt à démontrer la conformité de votre organisme aux critères Qualiopi. Répondez aux questions de l’auditeur de manière précise et fournissez les preuves nécessaires. Collaborer de manière proactive facilitera le processus d’évaluation.
7- Maintenir la certification
Une fois la certification obtenue, maintenez un suivi rigoureux des engagements pris. Mettez en place un système de surveillance interne pour détecter et corriger rapidement tout écart éventuel. Le processus de certification se renouvelle automatiquement à la fin du cycle de 3 ans, mais il est essentiel de maintenir en permanence les normes de qualité établies.
En suivant ces étapes, votre organisme augmentera ses chances de réussir le processus de certification Qualiopi et bénéficiera d’une reconnaissance officielle de la qualité de ses prestations de formation.
Conclusion:
La certification Qualiopi représente une norme incontournable pour les nouveaux entrants dans le domaine de la formation professionnelle en France. Elle offre une reconnaissance formelle de la qualité des prestations et est essentielle pour accéder aux financements publics. Les ajustements introduits par l’arrêté du 31 mai 2023 simplifient le processus pour les nouveaux acteurs , mais exigent toujours une préparation rigoureuse. En suivant les étapes recommandées, les nouveaux entrants peuvent non seulement répondre aux exigences de la certification mais aussi démontrer leur engagement envers l’amélioration continue et l’excellence dans la formation professionnelle.
