La formation professionnelle évolue sans cesse, il est impératif de se tenir informé des dernières tendances, des nouvelles réglementations et des avancées technologiques pour garantir le succès tant au niveau individuel qu’au niveau des organisations.

13 novembre 2023

Les outils de veille pour les organismes de formation: Découvrez comment répondre aux indicateurs 23, 24, 25.

En effet, il est essentiel de surveiller ces évolutions pour satisfaire aux exigences de Qualiopi, qui impose aux organismes de formation certifiés de respecter trois indicateurs et de les mettre en œuvre. C’est dans ce contexte que les outils de veille jouent un rôle central. Imaginez pouvoir suivre en temps réel l’émergence de nouvelles opportunités de formation, observer les innovations dans un secteur d’activité, ou rester au fait des meilleures pratiques pédagogiques.C’est précisément ce qui permettent des outils comme FormAlerte, Diiformag et d’autres encore. La veille est désormais un pilier incontournable de la formation professionnelle, offrant la clé de l’adaptation constante et de l’optimisation des processus de formation. Dans cet article , nous plongerons dans l’univers des outils de veille spécialement conçus pour répondre aux besoins évolutifs de la formation. Nous vous présenterons leurs caractéristiques. Que vous exerciez en tant que formateur, responsable de formation en entreprise ou apprenant désireux de rester à la pointe de votre domaine, cet article vous fournira des informations pour maximiser les bénéfices de la veille en matière de formation.

I-Pourquoi faire de la veille ?

La pratique de la veille revêt une importance capitale pour la pérennité de votre organisme de formation. Elle vous garantit d’être continuellement à jour, que ce soit, en termes de conformité réglementaire ou de méthodes pédagogiques. En l’absence d’une veille constante, vos programmes de formation ne pourront pas suivre l’évolution des connaissances, ce qui entraînera des critiques défavorables, la désertion potentielle des candidats, qui opteront pour des organismes de formation mieux actualisés. Toutefois, il y a un élément supplémentaire à prendre en compte. Pratiquer la veille, c’est se tenir informé, et cette information permet à votre organisme de formation ainsi qu’à tous vos collaborateurs de maintenir leur expertise technique à un niveau compétitif.

→ Les 3 indicateurs de la veille Qualiopi

Avant d’examiner les outils , prenons un bref rappel de ces indicateurs. Ces trois indicateurs sont tous inclus dans le critère 6 intitulé « l’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ». Ils sont numérotés 23, 24 et 25.

L’indicateur 23 stipule le fait que le prestataire doit effectuer une veille légale et réglementaire dans la domaine de la formation professionnelle et utiliser les informations qu’il en tire.

L’indicateur 24 exige la nécessité pour le prestataire de surveiller les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans les domaines où il intervient et d’exploiter ces connaissances.

Quant à L’indicateur 25, il porte sur la veille concernant les innovations pédagogiques et technologiques qui peuvent améliorer les services du prestataire, et sur l’exploitation des enseignements tirés de cette veille.

→ Petit + : INDICATEUR 32

De plus, la veille dans le contexte de la certification Qualiopi vient alimenter un autre indicateur , qui n’est autre que l’indicateur 32.

Il exige la nécessité pour le prestataire de mettre en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

En d’autres termes, pour remplir cet indicateur 32 Qualiopi, l’organisme de formation doit montrer qu’il a mis en place un processus de veille qui lui permet de collecter des informations, de surveiller la satisfaction des apprenants, de prendre en compte les retours d’expérience, d’identifier les points d’amélioration et d’ajuster ses méthodes et contenus de formation en conséquence.

II- Les étapes d’une bonne veille

Pour effectuer une veille de qualité, plusieurs étapes doivent être suivies, et il existe des outils à notre disposition. Il n’est pas nécessaire de consacrer de longues heures chaque jour. Les trois étapes cruciales consistent à “récolter, exploiter et prouver” les données.

a) 1ère étape : Comment faire pour récolter des données ?

En ce qui concerne l’organisation, il est préférable de réserver un moment chaque semaine pendant une durée définie pour vous tenir informé des sujets qui vous intéressent. À cette fin, il existe actuellement de nombreux outils disponibles, tels que les réseaux sociaux, les newsletters, les alertes Google, les salons, les journaux, etc… Cependant, il vous incombe de trouver le média qui vous convient le mieux. Inutile de vous inscrire à tous les webinaires et de paramétrer toutes les alertes possibles, car vous risquez de vous éparpiller. Optez plutôt pour la source d’information qui vous fournit le plus d’éléments pertinents. Parmi les outils disponibles, on peut citer Centre Info, reconnu pour être une source de veille sur les actualités des organismes de formation, ainsi que l’outil FormAlerte, qui envoie chaque semaine un courriel contenant des informations sur les organismes de formation.

b) 2ème étape : exploiter les données.

L’une des étapes les plus cruciales consiste à reconnaître que s’informer sur un sujet ne suffit pas si aucune action n’est entreprise par la suite. Pour exploiter les données recueillies, il existe diverses approches possibles. Tout d’abord, envisagez de les partager, car les informations que vous avez collectées peuvent être utiles à d’autres personnes. Ensuite, il se peut que vous ayez à modifier des documents en fonction de ce que vous avez découvert, voire à concevoir de nouvelles formations. En fin de compte, quelle que soit la méthode que vous choisissez pour exploiter ces données, l’essentiel est de le faire dès lors que l’information s’avère pertinente pour vous.

c) 3ème étape : Prouver

Plusieurs méthodes sont à votre disposition, et il est essentiel de conserver des traces de votre exploitation de l’information.
– Lorsque vous apportez des modifications à un document, il est judicieux de conserver les deux versions ou de mettre à jour la date.
– Lorsque vous partagez des informations avec quelqu’un, conservez le message attestant que vous lui avez transmis ces données.

Cependant, la méthode la plus simple consiste à maintenir un tableau, tel qu’un tableau Excel ou à utiliser un outil comme Notion ( espace partagé), pour archiver toutes les données. Ce tableau devrait inclure différentes colonnes, telles que l’information collectée, si elle a été exploitée, la manière dont elle l’a été, et surtout les dates correspondantes.

III - Les outils de veille comme solution

Les outils de veille sont des plateformes en ligne conçues pour simplifier et automatiser ce processus. Ils sont essentiels pour les formateurs, les enseignants, les apprenants et tous ceux qui s’efforcent de rester à jour dans leur domaine d’expertise.
Les outils de veille peuvent aider à relever ces défis de manière efficace
Dans le domaine de la formation, il existe également des outils de veille spécifiques conçus pour répondre aux besoins uniques des formateurs et des apprenants.
Maintenant, il est temps d’explorer les outils spécifiques qui facilitent ce processus. Ce sont des outils qui vont vous aider à collecter, analyser et exploiter efficacement les informations pertinentes et à répondre aux besoins uniques des formateurs et des apprenants. En Voici quelques exemples:

→ Tableau présentant les différents outils selon des caractéristiques

Noms	Spécialiste/généraliste	Types d’informations	Gratuit ou Payant	Pour qui?	Indicateurs	Lien vers le site
1) Thot cursus	Généraliste	technologiques, pédagogique et réglementaire	Les 2	Toutes les personnes exerçant un métier dans le domaine formation	25	https://cursus.edu/fr
2) Veille formation	Spécialiste	Principalement réglementaire	Payant	Acteurs de la formation	23,24, 25	https://www.veilleformation.com/
3) Formalerte	Généraliste	Réglementaire, technologique provenant de différents sites. Un vrai outil de veille ( présence tableau de suivi de veille nommé “Quadoc”)	les 2	Acteurs de la formation	23, 24, 25	https://www.formalerte.com/
4) Digiformag	Généraliste (complète formalerte)	Magazine formation	Les 2	Formateurs indépendant, organismes de formation	23,24, 25	https://www.digiformag.com/
5) Centre Inffo	Spécialiste	Informations de l’État, droit = réglementaire	Gratuit	Acteurs de la formation	Acteurs de la formation	https://www.centre-inffo.fr/
6) Webikeo	Généraliste	Webinaires	Gratuit	Acteurs de la formation	24	https://webikeo.fr/

1- Thot cursus

Thot cursus est un outil de veille qui se concentre sur la gestion de la formation et le suivi des compétences. Il permet aux formateurs et aux responsables de formation de suivre la progression des apprenants, de gérer les programmes de formation et de s’assurer que les objectifs de formation sont atteints. Cet outil peut également générer des rapports et des analyses pour évaluer l’efficacité des programmes de formation.

2- Veille formation

Veille Formation est un outil spécifiquement axé sur la veille dans le domaine de la formation. Il peut agréger des informations pertinentes telles que les nouvelles méthodologies pédagogiques, les tendances de l’industrie de la formation, les ressources pédagogiques en ligne, et bien plus encore. Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs alertes pour recevoir des mises à jour en fonction de leurs intérêts.

3- Formalerte : solution tout-en-Un

Formalerte, comme son nom l’indique, est un outil qui envoie des alertes aux utilisateurs sur les nouveautés et les évolutions dans le domaine de la formation. Il peut surveiller une variété de sources telles que les blogs, les sites web éducatifs, les rapports de recherche et les actualités pour vous tenir informé des dernières informations pertinentes. Il scrute en continu les annonces de formations, de stages et d’opportunités de développement professionnel dans divers secteurs ….

4- Centre Inffo

Centre Inffo se distingue par sa capacité à centraliser des informations provenant de multiples sources. Il semble être un outil polyvalent qui peut être utilisé pour la veille, la gestion de l’information et la diffusion de ressources de formation. Il peut faciliter la création, l’organisation et le partage de contenu pédagogique tout en permettant aux utilisateurs de rester au courant des dernières informations pertinentes.

5- Digiformag

Digiformag est probablement un outil plus axé sur la gestion de la formation, mais il peut également jouer un rôle dans la veille. Il offre des fonctionnalités de suivi des apprenants, de planification de cours et de gestion de contenu, ce qui peut contribuer à adapter la formation en fonction des besoins actuels et des tendances émergentes.

6- Webikeo

Webikeo est une plateforme en ligne qui permet d’organiser, de promouvoir et de diffuser des webinaires. Un webinaire est un séminaire en ligne, généralement interactif, qui permet à un présentateur de partager des informations, des présentations ou des démonstrations avec un public en ligne. Webikeo offre une plateforme pour créer des événements en ligne, inviter des participants, partager du contenu visuel, interagir avec le public par le biais de questions et réponses en direct, et plus encore. Les webinaires sont souvent utilisés à des fins éducatives, de marketing, de formation ou de communication d’entreprise. Chacun de ces outils semble apporter des fonctionnalités spécifiques pour faciliter la veille, la gestion de la formation et l’amélioration de l’expérience d’apprentissage. Le choix de l’outil dépendra des besoins particuliers de l’organisation ou de l’individu en matière de formation, ainsi que des fonctionnalités spécifiques recherchées pour soutenir leurs objectifs de veille.

IV- Conseils pour choisir son outils de veille

Le choix dépend des besoins spécifiques de chaque formateur ou apprenant. Nous vous donnons quelques conseils pour choisir les meilleurs outils de veille dans le domaine de la formation : – Identifiez vos objectifs – Évaluez la fiabilité – Facilité d’utilisation – Intégration avec d’autres outils – Mises à jour fréquentes.

Conclusion

Les outils de veille sont devenus des alliés inestimables pour les professionnels de la formation. Ils permettent de surmonter les défis liés à la surcharge d’informations, à l’évolution rapide des technologies, à la personnalisation de l’enseignement et à l’évaluation des progrès des apprenants. Que vous soyez formateur, enseignant, responsable de formation ou simplement un apprenant désireux d’approfondir vos connaissances, les outils de veille sont des atouts essentiels pour optimiser l’apprentissage dans le monde moderne. Prenez le temps d’explorer les outils disponibles, de définir vos besoins et de choisir ceux qui vous aideront à rester au sommet de votre domaine et à offrir une formation de qualité.