10 février 2021
PROJET QUALIOPI
La mise en place d’un projet Qualiopi
Pour un organisme de formation faire le choix d’être certifié Qualiopi est l’assurance d’entrer dans une organisation de l’ensemble du fonctionnement de chaque service en fonction d’un référentiel.
Certes ce référentiel a été construit avec des experts du marché de la formation mais cela implique tout de même un effort afin d’être en conformité.
C’est pourquoi il est important d’identifier une fois ce choix fait, quel processus l’organisme intègre.
Comme je l’indique dans la vidéo ci dessus le projet de la certification Qualiopi est un véritable processus d’amélioration continue et en ce sens, il me paraît intéressant de le traiter en tant que projet.
3 étapes simples, efficaces et qui structurent
Effectivement, il est possible de gérer sa mise en place avec les outils de projet qui permettent de Préparer, Piloter et Progresser.
J’aime bien cette méthode des 3P car elle est très simple à comprendre et à mettre en pratique.
En effet les 3 étapes résument ce que vous allez devoir mettre en place.
Ce que je propose c’est de comprendre précisément ce que l’on va mettre dans chacune des étapes.
La phase 1 : la préparation
Dès la réflexion faite, il y a la phase préparation
Dans un projet, il est fondamental de faire une étude de faisabilité et d’opportunité. Cela permet de garantir une certaine pérennité au projet ainsi que sa finalité.
Dans cette partie, il s’agit pour la direction de se poser les questions des bénéfices et des inconvénients à être dans cette démarche. Ici il est possible de faire un SWOT par exemple. Il s’agit d’étudier les forces, les faiblesses de votre OF et également ses opportunités et les menaces avec un état alpha sans Qualiopi et un état bétâ avec Qualiopi. Il est possible d’aller se poser bon nombre de questions. C’est la stratégie de l’organisme de formation. Un des organismes que j’ai accompagné a fait un questionnaire à l’ensemble de ses clients pour étudier le nombre de clients réellement pris en charge par des financements publics, par exemple. Le prochain article aura pour objet les différentes stratégies pour les OF.
Une fois l’analyse de faisabilité effectuée, il s’agit ensuite de définir la situation actuelle par rapport au Référentiel National de Qualité et de voir le reste à faire.
Pour ce faire vous allez devoir évaluer le nombre d’indicateur sur lequel vous allez être audité. Il peut varier de 9 à 32 en fonction de votre périmètre. Le Référentiel National de Qualité est disponible sur le site du ministère
Ce document vous indique pour chaque indicateur le niveau attendu et les preuves que l’auditeur peut exiger.
Une fois que vous aurez évalué ces points vous aurez défini le reste à faire et du coup l’ensemble des actions à réaliser pour être en conformité. Cet ensemble d’actions est posé dans un tableau et réparti avec les échéances à chaque collaborateur concerné.
Dès lors vous pouvez poser votre rendez-vous d’audit auprès du certificateur de votre choix. Les organismes certificateurs : accrédités par la Cofrac. Ils définiront avec vous la durée de votre audit. Cette durée est évaluée, en fonction de votre CA, du périmètre audité (Action de formation, Bilan de compétence, Vae, CFA) et du nombre de sites que vous avez.
La détermination de la durée est définie par un décret et est non négociable
En revanche chaque organisme certificateur est libre de vous faire le prix de son choix. Le prix moyen est d’environ 1400 € HT la journée. La liste des certificateurs Qualiopi est diffusée sur le site du ministère du travail :
Une fois que vous aurez signé la commande d’audit, l’auditeur vous contactera pour définir la date d’audit.
Elle sera déterminée :
- fonction de vos souhaits
- disponibilités de l’auditeur.
Dès que vous avez la date, vous allez pouvoir revoir votre planning afin de valider que vous serez prêt à la date butoir. Une autre méthode et de sélectionner sa date avant de faire le planning puis de réaliser un rétroplanning. Dans les 2 cas, prenez une marge de 30% de temps en plus afin de gérer les imprévus.
La phase 2: le pilotage
Vous êtes dans la phase 2, la phase de pilotage. Il s’agit de suivre régulièrement l’état d’avancement de votre projet. Il est également important de continuer à communiquer en interne avec les équipes afin qu’elles restent impliquer et qu’elles s’approprient l’usage des nouvelles procédures qui vont être créées pour être utilisées de manière quotidienne et rigoureuse au sein de l’organisme. Que les collaborateurs comprennent que la réussite de l’audit est conditionnée par une réelle mise en place et une appropriation par leur soin de ce processus d’amélioration continu.
Je vous conseil de réaliser un audit blanc une fois que tous est mis en place :
– Entrainer et de réaliser une dernière validation de l’ensemble.
La phase 3 : la progression
À l’issue de l’audit blanc et/ ou une fois que la procédure d’amélioration continue est mise en place, vous entrez dans la phase 3, la phase de progression.
Qualiopi est une certification qui se différencie de Datadock par le suivi que cette certification implique.
A partir de sa mise en place, chaque dysfonctionnement est relevé. Il est traité afin que votre organisme optimise sa gestion du premier contact avec le stagiaire jusqu’à sa fin de formation et même après dans le cadre du suivi stagiaire. Ainsi c’est l’expérience stagiaire qui en tire aussi beaucoup de bénéfices.
Cette dernière phase peut vous renvoyer à nouveau en phase 1 si vous avez beaucoup de modifications. J’ai envie de vous dire qu’elle vous renvoie systématiquement en phase 1 afin d’être continuellement prêt pour la suite.
Lors de l’audit, il est possible d’avoir des non-conformités. Ce n’est grave. Beaucoup d’organismes en ont. J’ai même entendu un certificateur dire que c’était normal. Donc pas de panique!
Une non-conformité est donc un écart par rapport au référentiel. Elle est indiquée lors de l’audit et dans le rapport de fin d’audit.
La gestion est prévue
La non-conformité mineure est une prise en compte partielle de l’indicateur. Cela ne remet pas en cause la qualité de la prestation que vous donnez.
Dans ce cas le certificat Qualiopi vous est remis.
Si vous avez moins de 5 non conformités mineures, vous devrez faire des propositions de correction à l’auditeur. Si l’auditeur valide vos propositions vous avez 6 mois pour les mettre en application. Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur validera que vous les avez bien mis en oeuvre. En cas de non-respect de votre engagement, l’auditeur vous mettra une non-conformité majeure.
Si vous avez 5 non conformités mineures, cela devient une non-conformité majeure. Et vous pouvez aussi avoir une non-conformité majeure directement.
La non-conformité majeure remet en cause la qualité de votre prestation. Un certain nombre d’indicateurs du référentiel national de qualité, sont directement des non-conformités majeures. Dans votre phase de pilotage, je vous invite donc à avoir une attention particulière sur ces indicateurs. Leur prise en compte partiel ou total, amène à non-conformité majeure.
Si vous avez une non-conformité majeure, vous ne pourrez pas avoir dans l’immédiat votre certificat. Vous devrez proposer comme dans le cas des non-conformités mineures un plan d’action. La différence c’est que vous aurez 3 mois pour montrer à l’auditeur leur mise en oeuvre et lui transmettre les éléments de preuve de cette mise en oeuvre.
Ce n’est qu’après la validation des preuves par l’auditeur que vous pourrez enfin avoir votre certification.
Je l’ai évoquée plus haut dès l’obtention de votre certification, vous devez avoir en tête que vous aurez un audit de surveillance de 18 à 22 mois après la certification et l’audit de renouvellement au bout de 3 ans.
La boucle est bouclée
Si vous avez des questions je vous invite à nous contacter au : 06 59 48 53 42 ou contactez-nous !
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