27 octobre 2021
LES INDICATEURS À RISQUE ET L'AUDIT DE SURVEILLANCE DE QUALIOPI
Où en est Qualiopi ?
Aujourd’hui, il existe 106 625 prestataires de formation, Au 1er octobre 2021, 15551 organismes de formation sont certifiés Qualiopi soit une augmentation de 30% en 3 mois. Ce qui nous donne donc à ce jour 27 898 prestataires de formation engagées avec Qualiopi dont 15551 déjà certifiés et 12347 en cours. De plus, les 46 874 organismes de formation qui étaient référencé sur DataDock seront potentiellement intéressés par la certification Qualiopi.
1er janvier 2022
Au 1er janvier 2022, Qualiopi deviendra obligatoire et malgré les 32 organismes certificateurs, ( que vous pourrez retrouver ici) la demande est tellement forte que les plannings sont de plus en plus complexes et certains organismes certificateurs se retrouvent obligés de mettre en place une liste d’attente pour répondre au mieux aux besoins ! Et c’est là qu’intervient le COFRAC.
Le COFRAC ?
Le COFRAC est l’unique instance nationale désignée et reconnue par l’État pour délivrer ces fameuses accréditations aux organismes certificateurs. C’est une association à but non lucratif à qui l’état a confié une mission de service public. Cette mission est donc d’évaluer les compétences des organismes certificateurs. L’accréditation fournie par le CORFRAC permet d’apporter de la confiance et de rassurer les organismes de formation.
Quelles sont les risques pour un organisme de formation de faire appel à un organisme certificateur non accrédité ?
Tout d’abord, qu’est-ce qu’une accréditation ? Une accréditation est une attestation qui permet de donner l’autorité nécessaire pour agir sur un domaine; ici, pour délivrer des certifications Qualiopi. L’accréditation permet de prouver une certaine rigueur et un certain professionnalisme de la structure et du processus de la délivrance des certifications. Pour les organismes certificateurs, il est possible de délivrer ces certifications dans l’attente de la confirmation de la recevabilité de leur dossier par le CORFAC. Si toutefois, l’organisme n’est jamais accrédité et que celui-ci a déjà délivré des certifications Qualiopi à un organisme de formation, celles-ci resteront validespendant 6 mois. Après 6 mois, le prestataire devra retrouver un organisme certificateur et repasser leurs certifications. En cas de cessation d’activité par l’organisme certificateur, le prestataire doit également solliciter un autre organisme afin de transférer le cas échéant leur certification.
Après avoir trouvé l’organisme certificateur, quoi faire ?
Comme précisé juste avant, obtenir la certification Qualiopi devient urgent. À 3 mois de l’échéance, les démarches doivent se faire et elles doivent se faire rapidement. Le 1er audit Qualiopi peut effrayer les organismes évalués, mais il est obligatoire pour pouvoir obtenir des fonds de formation.
La préparation !
Le but de l’audit est d’évaluer la capacité de l’organisme de formation à répondre aux critères du référentiel national qualité Qualiopi. Nous sommes depuis le mois de mars 2021 à la version 7. Il est donc également important de vérifier régulièrement la version. La différence entre la V6 et la V7 a permis a certains organismes de voir le nombre d’indicateurs sur lequel ils devaient être audité, diminué de 3.
Répondre aux indicateurs Qualiopi nécessite donc un temps de préparation. Vous devrez réunir tous les documents nécessaires à fournir en fonction des indicateurs, de votre organisation et de votre système d’amélioration continue. En effet que vous soyez un CFA ou un formateur privé, les indicateurs à atteindre ne sont pas les mêmes.
Les points sur lesquels vous devez être vigilant
Les indicateurs du référentiel Qualiopi peuvent aboutir à une non-conformité majeure ou mineur.
Le traitement de ces non-conformités sont différents en fonction de leur type. Une non conformité mineure suppose que votre fonctionnement ne nuit pas à la qualité de la prestation, alors qu’une majeure indique qu’il y a un risque sur la qualité de la prestation (parfois même si vous avez répondu partiellement à l’indicateur)
Les indicateurs provoquant une non-conformité majeure directs sont les n° 4,5,6,7,10,11,14,15,16,20,21,22, 26,27,29,32.
Il est donc préférable d’être vigilant avec ces points-là. En cas de non-conformité majeure, vous devrez en plus d’un plan d’action fournir les preuves et ce sous 3 mois. 3 mois durant lesquels la certification Qualiopi n’est pas délivrée. 5 non-conformités mineures sont équivalentes à une non-conformité majeure.
Le retour d’expérience
Le retour d’expérience des audits initiaux nous amène une information très intéressante sur les indicateurs les plus risqués.
Les indicateurs à risque
Ainsi l’on constate que l’indicateur 1,2,3 du critère 1, 26 du critère 6 et 30, 31 du critère 7 sont des indicateurs sur lesquels ont rencontrent le plus de non-conformité majeure.
Viennent en deuxième position les indicateurs 12 du critère 3, 21 du critère 5 et 27 du critère 6.
L’audit de surveillance
Si ces indicateurs sont aujourd’hui identifiés comme étant les plus à risque en audit initial on peut légitiment se poser la question quant à ce qui peut se passer lors l’audit de surveillance. L’audit initial est le plus simple, c’est la mise en route.
Pour rappel alors que l’audit initial, amène naturellement une tolérance et une bienveillance dans la mesure où vous entrez dans cette démarche d’amélioration continue. On peut facilement imaginer que ce ne sera pas le cas pour les audits de surveillance. L’auditeur attend de vous au travers de l’audit de surveillance que l’ensemble des processus annoncer soit mise en place sur l’ensemble des dossiers et là, il n’y aura pas la possibilité de dire que vous ne saviez pas.
C’est donc de la rigueur dont on parle là, pour le suivi des process.
D’autre part, pour des organismes qui aurait pu avoir un audit aménagé car il avait un label qualité reconnu par le CNEFOP, lors de l’audit Qualiopi, ils seront auditer sur l’ensemble des indicateurs et là ce peut-être une véritable catastrophe avec un enchaînement de non-conformités.
Nos conseils
Au 1er janvier 2022, Qualiopi devient obligatoire.
Les plannings des organismes certificateurs sont de plus en plus remplis.
- Il ne faut plus perdre de temps si vous souhaitez obtenir ce fameux graal.
- Faites attention de bien choisir votre organisme certificateur qui est accrédité pour éviter tout problème de dernières minutes.
- Il faut également bien faire attention aux indicateurs ainsi qu’aux documents à fournir pour éviter toute non-conformité majeure ou 5 non-conformités mineures. Ce serait dommage de ne pas obtenir votre certification Qualiopi !
- Dans le cas où vous avez obtenu votre certification Qualiopi, Félicitation ! En revanche, ne relâcher la rigueur et pensez l’audit de surveillance.
- Vous pouvez également vous faire aider dans les démarches « avant audit » pour arriver le jour J en étant plus serein et sure de vous !
Eidikos vous accompagne dans la démarche pour passer votre audit et obtenir votre certification Qualiopi ! Contactez-nous !
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